電子カルテとは、従来使用されていた紙カルテを電子的なデータに置き換えて保存するシステムのことです。
電子カルテには一般的に予約機能と問診機能が備わっています。
予約機能のメリットとして、患者様が自身の都合に合わせて予約を行えることや、医療機関側が予約状況をリアルタイムで把握できることです。
問診機能のメリットとして、情報の正確性と一貫性の向上です。電子カルテを使用することで、過去の問診データや検査結果と照らし合わせることができ、病歴の把握や病状の変化の追跡に役立ちます。
ここからは、電子カルテの種類や導入するメリットなど詳しく解説していきます。
電子カルテの種類
電子カルテには、主に「オンプレミス」と「クラウド」があります。
クラウド
クラウド型電子カルテは、医療機関が自社のサーバーではなく、インターネット上のクラウドサービスプロバイダーによって提供される電子カルテシステムです。
メリット
アクセス性と柔軟性：クラウド型電子カルテは、インターネットを介してアクセスできるため、場所やデバイスに制約されずに利用できます。
コスト効率：クラウド型電子カルテの導入には、自社でサーバーを構築する必要がなく、ハードウェアやソフトウェアの導入費用が削減されます。また、メンテナンスやアップグレードにかかる費用もプロバイダーが負担するため、コスト効率が高まります。
セキュリティとデータ保護：クラウドプロバイダーはセキュリティ対策を行い、データの保護とプライバシーの確保に努めています。データの暗号化、アクセス制御、バックアップと復旧などのセキュリティ機能が提供され、医療機関のデータが安全に保護されます。
デメリット
インターネット接続の依存：クラウド型電子カルテはインターネットを介してアクセスするため、安定したインターネット接続が必要です。接続が不安定な場合やネットワークの障害が発生した場合、アクセスやデータの送受信に支障が生じる可能性があります。
カスタマイズの制限：クラウド型電子カルテは、提供されたシステムや機能を利用する形になります。医療機関が独自の要件やワークフローに合わせたカスタマイズや拡張を行うことが制限される場合があります。
オンプレミス
オンプレミスは、美容クリニック独自のサーバーとシステムを利用する方法です。
メリット
カスタマイズと柔軟性：オンプレミス型電子カルテは、医療機関の独自の要件やワークフローに合わせたカスタマイズや機能の拡張が可能です。医療機関は自身のニーズに応じてシステムを調整し、柔軟に運用できます。
データのセキュリティとコントロール：オンプレミス型電子カルテでは、医療機関がデータのセキュリティとコントロールを直接管理できます。データが内部のサーバーに保存されるため、医療機関は自身のセキュリティポリシーや規制要件に合わせたセキュリティ対策を実施できます。
ネットワークの依存度：オンプレミス型電子カルテでは、インターネット接続に頼らずにシステムを運用できます。医療機関内のネットワーク環境に依存するため、インターネット接続に関する問題や遅延が発生しても、システムへのアクセスに支障をきたしません。
デメリット
高い導入コスト：オンプレミス型電子カルテは、サーバーの導入やハードウェアの購入、インフラストラクチャの整備など、初期投資が必要です。
メンテナンスと管理：オンプレミス型電子カルテでは、システムのメンテナンスやバックアップ、セキュリティの維持など、自社で運用管理する必要があります。これには追加のリソースや専門知識、時間が必要となります。
バージョン管理とアップデート：オンプレミス型電子カルテでは、システムのバージョン管理とアップデートが医療機関自身の責任となります。新しい機能やセキュリティパッチの適用には時間とリソースが必要であり、システムの安定性やセキュリティ確保に対する負担が発生する可能性があります。
電子カルテ導入メリット
電子カルテのメリットを下記に4点紹介していきます。
業務効率の向上
電子カルテを導入することで、紙カルテの待ち時間がなくなるので「予約や受付時間の軽減」・「会計時間の短縮による患者様の待ち時間軽減」・「診察情報提供書などの文書作成時間の軽減」ができるため業務効率の向上に繋がります。
また記録された情報は、検索機能や診療履歴を一画面に表示する機能などで、管理しやすいといえます。
紙媒体では、過去の施術情報などの情報を探す時間を要しますが、電子カルテでは迅速に参照できます。
カルテを管理する時間が大幅に短縮され、業務効率の向上に繋がります。
見たい情報をすぐに探せる
電子カルテを導入することで、入力や編集、削除したものはすぐに反映されるため、紙カルテの所在がわからなくなった場合や、紙カルテがまわってくるまで確認・処理できなかったことがタイムリーに確認・処理できるようになります。
美容クリニックであれば、電子カルテを導入することで、施術の治療データの入力や編集することの手間が省けます。
保存スペースが必要ない
電子カルテは、患者様の診療記録などすべてパソコンのサーバーに保管されます。
電子カルテを導入すれば、患者様が増えても紙カルテのように保管スペースを追加する必要はありません。
紙カルテを保管するスペースがなくなってしまい、保管場所をあらたに借りなければいけないといった悩みもなくなり、保存スペースが必要なくなります。
また外部にバックアップを保存しておけるため、災害や紛失といったリスクに対応できます。加えて分院を開設する際や移転の際にも、書類を移動させる必要がありません。
ミスが減る
電子カルテは、紙カルテのように文字が判別し辛いことが無いため、看護師や事務員への指示の伝達ミスや転記ミスを回避し、オーダー誤りや請求漏れを防ぐことができます。
また、投薬についても薬の名称や薬効から検索して入力できるため、書き間違いによる医療事故を未然に防ぐことができます。他に、患者様のアレルギーや併用禁忌などをチェックしたり、重要な情報の見落としを防止するような機能を使って、安全性を高めることができます。
電子カルテ導入のデメリット
電子カルテのメリットを下記に4点紹介していきます。
停電になると利用できない
電子機器で構成されているため、停電や電力供給が不安定な中では利用できません。もしもパソコンの故障や停電などが起きたときに備えて、カルテの入力や診察の予約、医療費の精算など紙でできるように準備しておくことも必要です。
運用コストがかかる
電子カルテは、初期費用やランニングコストがかかります。
カルテのカスタマイズが必要になる場合や、運用規模が大きいとバックアップシステムも用意しなければいけません。
しかし近年では、無料プランのある電子カルテもあり、シェア争いが活性化しているため安価に運用できる電子カルテも登場しています。自院の規模や電子化したい内容をふまえ、費用対効果を考慮して電子カルテを比較しましょう。
運用に慣れが必要
電子カルテは様々な機能を有しており、1つの画面からできることも多く、操作に慣れるまでに時間を要するケースがあります。
また、電子カルテと医事会計システムが別のシステムである場合、事務員は双方の画面操作を覚える必要があり、苦労もひとしおです。
新しいスタッフが入職した際に、操作に慣れて独り立ちできるまではコストがかかってしまうことも考えられます。
デジタルツールが得意な先生もいらっしゃるでしょうが、そうではないスタッフ全員もいます。
電子カルテは機種ごとに操作方法が異なるため経験者でも手間取ることがあります。そのため開業前に充分な習得期間を設けることが重要になってきます。
電子カルテ導入する流れ
電子カルテを導入する一般的な流れは以下のようなステップで進められます。
電子カルテの選定
まずは、どの電子カルテシステムを導入するかを選定します。
近年は数多くのシステムが提供されていますが、実際に使用した際に後悔しないため、時間がかかっても慎重に美容クリニックに適した電子カルテを吟味する必要があります。
電子カルテシステムを選ぶ際は、「クラウド型とオンプレミス型のどちらにするか」「必要とする機能はあるか」「使い方が分かりやすかったり、カスタマーサポートが充実したりしているか」などを意識しながら選びます。
実際に使ってみなければ分からないことも多いため、お試し利用ができるものであれば、積極的に試すようにしましょう。
迷った場合はDX実行委員長に是非、お問い合わせください。
初期設定
電子カルテを利用するにあたり、各医院で「マスターデータ」を登録する必要があります。
マスターデータを登録してもらえるかどうかは、電子カルテメーカーによる場合がありますので、その点も確認すると良いでしょう。
使用する頻度の高い施術名や医薬品、それらの組み合わせ、診療行為などを整理しておくと、登録に余計な時間がかからずおすすめです。
ここで使用頻度の高い項目を整理しておくことで、運用後がとてもスムーズになります。
試験運用
開業1～2か月前の操作研修や説明会などを通して気になる項目について確認したら、いよいよ試験運用です。
試験運用は、開業1週間前あたりにおこなうと思っておけばよいでしょう。
試験運用に先駆けてメーカーの担当者と仕様設定の打ち合わせをする際には、処方、治療、病名などのうち入力頻度が高くなりそうな項目を設定してしまうのがおすすめです。
そうすれば、運用後がとてもスムーズです。
また、試験運用から本稼働までの間には、電子カルテを使うことになる医師やスタッフが操作方法を覚えることが必要です。スタッフの研修をしっかりと行えるよう、時間に余裕をもって準備がすることを心がけましょう。
本格稼働
試験運用期間が終わると、クリニック開業とともにいよいよ本稼働となりますが、操作にも不慣れなためトラブルが発生することもあるでしょう。
しかし、保守・サポートが万全なメーカーであれば、運用開始後も継続的にサポートおよびメンテナンスをしてもらえるため、心配する必要はありません。
それでも不安に感じてしまいそうな場合は、早い段階でメーカーの担当者に気になることを確認しておくといいですね。
また、本稼働後のひとまずの目標は、”1か月後に控えているレセプト提出に間に合わせること”。
1か月の間に診療報酬をまとめる必要があるので、そこまでが一通りだということを念頭に置いて日々の業務をこなしていきましょう。
美容クリニックに適した電子カルテ
美容クリニックの中でも、以下に示すような電子カルテが適しています。
美容施術の幅広さと写真管理
美容クリニックでは、多様な美容施術を提供することが一般的です。
そのため、施術前後の写真や画像を効果的に管理できる機能を備えた電子カルテが求められます。
施術結果の比較や進捗の追跡、効果の可視化が容易であり、写真の取り込みや管理がスムーズな電子カルテが適しています。
トリートメントプランの作成と管理
美容クリニックでは、個別の患者様に対してトリートメントプランを作成し、管理することが重要です。
電子カルテはトリートメントプランを柔軟に作成・編集できる機能を備えている必要があります。
また、予定や進捗管理が容易であり、トリートメントプランの履歴を追跡できる機能も望まれます。
トリートメントプラン：トリートメントプランは、美容クリニックや美容サロンなどで行われる個々の患者様や顧客に対して提案される美容施術や治療の計画のことを指します。
顧客情報の管理と予約管理
美容クリニックでは、患者様の個人情報や予約情報を効率的に管理する必要があります。
電子カルテは顧客情報を一元管理し、簡単な操作でアクセスできる機能が求められます。
予約の確認、変更、キャンセルの対応もスムーズに行えることが重要です。
美容施術に特化した機能
美容クリニックでは、美容施術に関連した特殊な機能やテンプレートがあると便利です。
例えば、ボトックス注射やフィラーの種類や量、施術箇所の記録や計算、特定の美容施術に関するチャートやフローチャートなどが含まれます。
まとめ
電子カルテは、これからの美容クリニックをサポートする大切なツールです。メリット・デメリットの双方を理解し、機能やコストなど自院に合ったものを選びましょう。自由診療向けの電子カルテには、自費診療の患者様を集め、収益性を向上するための様々な機能が搭載されています。
電子カルテの利便性だけでなく、LINE連携やメッセージ送信、デジタル診察券、経営分析など豊富な機能があるので、自院に必要な内容や機能があるのか、予算的な問題も含めてしっかりと検討しましょう。
美容クリニック様に合った電子カルテの選定やご相談も承っているので是非、お問い合わせください。
DX実行委員長では、貴院のウェブ集客担当者として、広告運用、SEO、ホームページ改善といったウェブ集客施策の企画･実行･効果測定を時間給で実施し、予約件数アップに貢献いたします。
